Chegou a FPSin Family: planeamento financeiro familiar com visão de futuro
Há decisões financeiras que parecem pequenas hoje, mas que podem mudar completamente os próximos anos.
Uma prestação que termina. Uma despesa anual que sabemos que vai chegar. Uma pequena reserva que ainda falta construir. Uma dívida que talvez pudesse desaparecer mais cedo. Um mês em que sobra dinheiro — mas sem sabermos exatamente qual será a melhor decisão.
Foi a partir destas perguntas que nasceu a FPSin Family.
Não para substituir decisões. Não para dizer às famílias onde gastar ou investir. Mas para lhes dar mais informação, contexto e capacidade de antecipação.
Ver o presente. Antecipar o futuro.
A FPSin Family permite reunir num único espaço a organização financeira familiar:
• rendimentos e despesas;
• orçamento mensal planeado e realizado;
• dívidas e compromissos;
• mini-reserva e segurança financeira;
• despesas futuras que podem ser preparadas antecipadamente;
• projeção financeira até 84 meses.
E vai um pouco mais longe.
Se o plano indicar que existe capacidade financeira que não está a ser utilizada, a FPSin Family permite comparar diferentes cenários:
Plano atual · Equilibrado · Acelerar dívida
Sem alterar automaticamente nenhuma decisão.
O objetivo é perceber o impacto possível de diferentes escolhas antes de as tomar.
A FPSin Family entra agora em Early Access
A partir de hoje é possível experimentar a FPSin Family durante 15 dias grátis.
Sem cartão. Sem compromisso. Acesso completo.
Esta é ainda uma fase de Early Access. Queremos que os primeiros utilizadores nos ajudem também a melhorar: perceber o que é útil, o que pode ser mais simples e o que deve evoluir.
Porque uma aplicação que pretende ajudar famílias a tomar melhores decisões financeiras também deve melhorar continuamente.
FPSin Family
Literacia e planeamento financeiro familiar
FPSin · We Create Confidence
E se conseguíssemos ver o futuro financeiro da nossa família?
A Vida por Trás das Contas – Episódio 3/3
Há histórias que terminam com uma resposta. Outras acabam por criar uma pergunta tão importante que já não é possível ignorá-la. A da Família Santos começou numa formação. E acabou por dar origem a uma solução.
— E se não gostarmos daquilo que vemos?
A pergunta de Ana tinha ficado no ar.
Miguel ainda se lembrava da resposta que dera quase sem pensar:
— Talvez seja precisamente essa a vantagem de ver antes.
Porque o futuro ainda não aconteceu.
E aquilo que ainda não aconteceu…
ainda pode ser alterado.
O computador tinha sido fechado.
O café já estava frio.
Maria já tinha saído da cozinha.
Martim continuava em Vila Real.
E o caderno ficou em cima da mesa com quatro perguntas escritas.
Quanto custa realmente a nossa vida todos os meses?
Quanto do dinheiro que temos está verdadeiramente disponível?
O que sabemos hoje que vai acontecer nos próximos meses?
E agora:
Se já sabemos uma parte do que vai acontecer, será possível perceber onde estaremos antes de lá chegar?
Os Santos não tinham resolvido as finanças familiares.
Mas alguma coisa tinha mudado.
Começavam finalmente a conseguir vê-las.
Uns dias depois
A formação de Power BI aproximava-se do fim.
Tinha sido precisamente ali que toda esta história começara.
Numa sala onde se falava de dados.
Indicadores.
Desvios.
Tendências.
Dashboards.
Forecasts.
Informação dispersa transformada em algo que permitia perceber o que estava a acontecer e, quando possível, antecipar aquilo que ainda podia acontecer.
Foi também ali que Miguel, algumas sessões antes, tinha dito:
— Sabe uma coisa? Era disto que eu precisava lá em casa.
Na altura houve alguns sorrisos.
Miguel também sorriu.
Mas António não tinha esquecido a frase.
Nem aquilo que Miguel foi contando depois.
O dinheiro que entrava.
As despesas perfeitamente razoáveis.
Os pequenos trabalhos extra.
A sensação de que havia meses em que entrava mais dinheiro sem que, no final, parecesse sobrar mais.
O IMI.
Os seguros.
Os carros.
A universidade de Martim.
O futebol de Maria.
E, sobretudo, aquela dificuldade tão estranha de explicar:
a família tinha informação sobre quase tudo e, mesmo assim, não conseguia ver claramente o conjunto.
Naquela última sessão, quando os computadores começaram a fechar e alguns participantes já se despediam, António aproximou-se de Miguel.
— Miguel, ainda tenho pensado naquilo que me contou.
Miguel sorriu.
— Nas minhas contas lá de casa?
— Também.
— Também?
António ficou alguns segundos em silêncio.
— É que entretanto percebi uma coisa curiosa.
Miguel esperou.
— Eu já me tinha cruzado com a sua família antes de saber que era a sua família.
Miguel franziu ligeiramente a testa.
António explicou.
Ana.
Uma formação na área da Liderança.
Martim.
O CPS — Caminho para o Sucesso.
Miguel agora.
Power BI.
Momentos diferentes.
Necessidades diferentes.
A mesma família.
Miguel sorriu.
— Realmente o mundo é pequeno.
— Talvez. Mas não foi isso que me ficou na cabeça.
Três pessoas. Três momentos. A mesma inquietação.
António Mendes Pinto conhecia bem aqueles contextos.
Formador, Auditor e Consultor da FPSin, acumulava uma larga experiência profissional nas áreas da Qualidade, Melhoria Contínua, análise e determinação de causas-raiz e também nos mercados financeiros.
Áreas que podiam parecer diferentes.
Mas que tinham muito mais em comum do que inicialmente se poderia imaginar.
Em todas elas existia uma necessidade permanente de fazer perguntas.
O que está realmente a acontecer?
Porque está a acontecer?
Que informação temos?
Que informação nos falta?
O que acontece se continuarmos assim?
E o que podemos fazer de diferente?
Talvez por isso a coincidência dos Santos lhe parecesse mais interessante do que simplesmente três pessoas da mesma família terem passado por formações da FPSin.
Miguel procurava ferramentas para compreender melhor dados e tomar melhores decisões.
Ana continuava a investir no seu desenvolvimento e nas suas competências.
Martim, aos 19 anos, procurara no CPS ferramentas para o seu próprio caminho.
E Maria, mesmo sem qualquer relação com aquelas formações, fazia praticamente a mesma coisa todos os dias em campo.
Treinava.
Repetia.
Corrigia.
Tentava outra vez.
Havia naquela família uma inquietação que António conhecia bem.
A vontade de melhorar.
Não necessariamente mudar tudo.
Melhorar.
Um pouco.
Observar.
Corrigir.
Voltar a tentar.
O problema é que, financeiramente, os Santos continuavam sem ter uma ferramenta que lhes permitisse fazer exatamente isso.
“A sua situação não me parece apenas sua”
António voltou ao assunto.
— Miguel, quanto mais tenho pensado naquilo que me contou, mais me convenço de que o vosso problema não é particularmente excecional.
Miguel riu-se.
— Não sei se isso me deixa mais descansado.
— Talvez não devesse.
Agora riram-se os dois.
Mas António continuou.
— Pense nisto. Vocês trabalham. Recebem. Pagam as vossas responsabilidades. Não me descreveu uma família que viva irresponsavelmente.
Miguel assentiu.
— Também não me descreveu uma família completamente desinformada. Sabem os salários. Sabem quanto pagam pela casa. Têm acesso ao banco. Têm os contratos. Os seguros. As faturas. As prestações.
— Está é tudo espalhado.
— Exatamente.
A informação estava no banco.
Nos emails.
Nos contratos.
No calendário.
Nos recibos.
Nas aplicações.
Na cabeça de Ana.
Na memória de Miguel.
Em algumas folhas.
Em datas que alguém tinha de se lembrar.
Em despesas que ainda não tinham acontecido.
Em prestações cujo fim ninguém acompanhava particularmente.
Em rendimentos extra que entravam sem uma função previamente definida.
As peças existiam.
O mapa é que não.
António fez uma pausa.
— E quanto mais penso nisso, mais acredito que deve haver muitas famílias a viver exatamente a mesma situação.
Famílias com rendimentos maiores.
Menores.
Com filhos.
Sem filhos.
Com créditos.
Sem eles.
Com dificuldades sérias.
Ou simplesmente com a sensação persistente de que deveriam conseguir organizar-se melhor.
— E a sua situação tem-me feito pensar seriamente nisso, Miguel.
Desta vez o tom mudou ligeiramente.
— Para mim tornou-se uma prioridade tentar desenvolver alguma coisa que possa ajudar a resolver não apenas o problema da sua família, mas o de tantas outras.
Miguel olhou para ele.
— Uma formação?
— Não.
António abanou a cabeça.
— Uma solução.
Mas antes de construir uma solução era preciso descobrir o verdadeiro problema
Essa parte era importante.
Talvez a mais importante.
Em Qualidade existe uma tentação conhecida.
Aparece um problema.
Corrige-se aquilo que vemos.
E seguimos em frente.
Mas corrigir um efeito não significa necessariamente eliminar aquilo que o provocou.
É por isso que se procuram causas-raiz.
Não para complicar problemas simples.
Mas para evitar passar anos a resolver repetidamente o mesmo sintoma.
Talvez nas finanças familiares acontecesse algo semelhante.
O saldo está baixo.
Corta-se uma despesa.
O mês apertou.
Usa-se a reserva.
Apareceu o seguro.
Usa-se um extra.
Terminou uma prestação.
O dinheiro mistura-se novamente no orçamento.
Entra mais rendimento.
A vida absorve-o.
E passado algum tempo a pergunta reaparece:
Para onde foi o dinheiro?
Talvez o problema não fosse uma despesa.
Nem sequer várias despesas.
Talvez a causa estivesse mais atrás.
Faltava visão.
O saldo não conta a história toda
António começou pelo princípio.
— Quanto dinheiro tem hoje na conta?
Miguel riu-se.
— Agora?
— É uma pergunta teórica.
— Ainda bem.
António sorriu.
Imagine uma família que tem 3.000 euros no banco.
Está financeiramente bem?
Não sabemos.
Pode estar.
Pode não estar.
Depende.
Daquilo que recebe.
Daquilo que gasta.
Daquilo que já está comprometido.
Das despesas que ainda vão chegar.
Das dívidas.
Da reserva.
Dos objetivos.
Do tempo.
Uma segunda família pode ter apenas 2.000 euros no banco e estar numa situação muito mais confortável.
O número, sozinho, não chega.
O saldo responde:
Quanto dinheiro está nesta conta neste momento?
Não responde necessariamente:
Quanto deste dinheiro podemos realmente utilizar?
Essa distinção já tinha mudado a forma como Miguel e Ana olhavam para a conta bancária.
Uma parte do dinheiro presente podia já pertencer ao futuro.
Só ainda não tinha saído.
O futuro já começou
Era talvez uma das ideias mais fortes das conversas anteriores.
Quando o seguro chega em fevereiro, não nasceu em fevereiro.
Quando o IMI chega, ninguém inventou o imposto naquela manhã.
O Natal não surge inesperadamente no calendário.
Uma matrícula.
Uma revisão.
Uma prestação.
Algumas despesas escolares.
Certos compromissos familiares.
Sabemos que existem.
O futuro tem verdadeiros imprevistos.
Claro que tem.
Uma doença.
Uma avaria.
Uma perda inesperada de rendimento.
Um problema que ninguém podia razoavelmente antecipar.
Mas o futuro não é todo desconhecido.
Uma parte dele já está escrita nos compromissos de hoje.
António escreveu numa folha:
12 meses
Miguel percebeu imediatamente.
Um ano inteiro no mesmo ecrã
E se janeiro não terminasse quando começava fevereiro?
E se fosse possível olhar para os doze meses ao mesmo tempo?
Não para prever tudo.
Mas para colocar no calendário aquilo que já sabemos.
Seguro.
IMI.
Automóvel.
Férias, se existirem.
Material escolar.
Uma matrícula.
Natal.
Alguns compromissos do Martim.
Despesas previsíveis relacionadas com Maria.
Outros encargos.
Meses mais leves.
Meses mais pesados.
Talvez março mostre alguma folga.
Talvez abril também.
Mas junho apresente vários compromissos ao mesmo tempo.
Nesse caso, junho deixa de ser apenas um problema de junho.
Pode começar a ser preparado em março.
Ou em abril.
Ou em maio.
A despesa continua a existir.
O valor não diminuiu.
Mas a família ganhou uma coisa extremamente importante.
Tempo.
E tempo cria opções.
Mas doze meses ainda não mostravam tudo
António escreveu outro número.
36 meses
Miguel olhou.
— Três anos.
Há decisões financeiras que parecem pequenas porque as observamos demasiado perto.
50 euros por mês.
Separadamente, não parecem valores transformadores.
Mas o tempo faz-lhes alguma coisa.
50 euros repetidos durante 36 meses são 1.800 euros.
100 tornam-se 3.600 euros.
200 tornam-se 7.200 euros.
Isso não significa que uma família deva eliminar todas as despesas mensais.
Muito menos.
Uma despesa pode ter um valor enorme para a qualidade de vida.
O ponto era outro.
O tempo revela a dimensão das decisões.
E isso funciona também na direção contrária.
50 euros reservados mensalmente também crescem.
Uma pequena amortização repetida também produz efeito.
Uma melhoria no orçamento acumula.
Uma prestação que acaba passa a libertar dinheiro todos os meses seguintes.
Uma decisão aparentemente pequena pode alterar a trajetória.
Miguel conhecia bem aquela palavra.
— Então já não estamos apenas a olhar para orçamento.
— Não.
— Estamos a olhar para tendência.
António assentiu.
— Para trajetória.
Depois veio o número que parecia absurdo
António escreveu:
84 meses
Miguel fez rapidamente a conta.
— Sete anos?!
— Sete.
— António, ninguém sabe o que vai acontecer daqui a sete anos.
— Exatamente.
Miguel olhou para ele.
— Então?
— Então não podemos cometer o erro de confundir projeção com previsão.
Era uma distinção que António conhecia também dos mercados financeiros.
Uma análise pode trabalhar com cenários.
Com probabilidades.
Com informação disponível.
Com hipóteses.
Mas ninguém sério transforma incerteza em certeza apenas porque colocou números num gráfico.
Uma projeção não diz:
“Isto vai acontecer.”
Diz algo muito diferente:
“Com aquilo que sabemos hoje e assumindo determinadas condições, esta é a trajetória que estamos a construir.”
E isso pode ser extremamente útil.
Porque depois podemos mudar uma condição.
E observar o efeito.
E se…?
E se esta prestação terminar dentro de 14 meses?
E se o valor libertado não desaparecer no orçamento?
E se for utilizado para acelerar outra dívida?
E se não for?
E se parte dos rendimentos extra passar a ter uma função definida?
E se prepararmos mensalmente as despesas anuais?
E se construirmos uma reserva diferente?
E se conseguirmos reduzir determinado encargo?
E se um objetivo familiar exigir dinheiro daqui a três anos?
E se mantivermos tudo exatamente como está?
E se…?
Duas palavras.
Mas uma diferença enorme.
Porque uma coisa é tomar uma decisão e descobrir a consequência mais tarde.
Outra é conseguir testar alguns dos seus efeitos antes de decidir.
Não existe uma resposta certa para todas as famílias
Esta era uma condição essencial.
Uma ferramenta financeira familiar não deveria transformar-se numa máquina de dar sermões.
Não deveria dizer:
Não jante fora.
Não viaje.
Não compre aquilo.
Não ajude o seu filho.
Não gaste dinheiro no futebol da sua filha.
Corte.
Poupe.
Amortize.
Invista.
Como se todas as famílias fossem iguais.
Não são.
Uma viagem pode parecer dispensável numa folha de cálculo.
E representar um dos momentos mais importantes do ano para aquela família.
Apoiar um filho pode não ser a decisão matematicamente mais eficiente.
E continuar a ser a decisão certa.
Um hobby custa dinheiro.
Uma paixão também.
A vida custa dinheiro.
O objetivo de organizar as finanças não pode ser eliminar aquilo que faz a vida valer a pena.
Tem de ser permitir que as escolhas sejam feitas com maior consciência.
A ferramenta poderia mostrar consequências.
Comparar caminhos.
Projetar.
Alertar.
Ajudar a compreender.
Mas a decisão teria sempre de continuar onde pertence.
Na família.
E as dívidas?
Esse era outro elemento inevitável.
Casa.
Automóvel.
Créditos.
Compromissos.
Dívidas diferentes têm valores diferentes, taxas diferentes, prestações diferentes, prazos diferentes e impactos diferentes.
Qual deve ser paga primeiro?
A mais pequena?
A mais cara?
Aquela cuja prestação liberta mais capacidade?
Não existe uma resposta universal.
Há estratégias diferentes.
E há também circunstâncias diferentes.
Nalguns casos, criar primeiro uma margem mínima de segurança pode ser mais importante do que acelerar qualquer dívida.
Noutros, eliminar uma determinada prestação pode transformar significativamente o equilíbrio mensal.
O importante seria conseguir ver.
Se fizermos isto…
o que acontece depois?
E não apenas no mês seguinte.
Daqui a 12 meses.
O futuro não contém apenas contas para pagar
Até ali tinham falado muito de despesas.
Era natural.
Os problemas financeiros tornam as despesas muito visíveis.
Mas António chamou a atenção para outra coisa.
Uma prestação termina.
Uma dívida desaparece.
Um determinado compromisso deixa de existir.
Uma reserva aumenta.
Um rendimento pode crescer.
Uma decisão começa a produzir resultados.
O futuro também pode libertar dinheiro.
Miguel e Ana já tinham percebido isso.
Uma das prestações terminaria antes das outras.
Quando terminasse, teoricamente o orçamento passaria a respirar um pouco melhor.
Mas sabiam igualmente o que podia acontecer.
O dinheiro deixava de sair para aquela prestação.
E, alguns meses depois…
já ninguém conseguia identificar a diferença.
Tinha sido absorvido.
Tal como os extras.
Tal como tantas pequenas folgas.
Uma ferramenta que olhasse para o futuro teria de mostrar não apenas aquilo que iria custar dinheiro.
Teria também de tornar visível a capacidade que ia sendo libertada.
Três tipos de dinheiro
A determinada altura, a conversa regressou à reserva.
No episódio anterior, Miguel e Ana tinham chegado intuitivamente a uma distinção.
Talvez houvesse:
Dinheiro para viver agora
Dinheiro para compromissos futuros que já conhecemos
Dinheiro para aquilo que verdadeiramente não conseguimos prever
Podiam estar todos na mesma conta bancária.
Mas não eram financeiramente a mesma coisa.
O dinheiro reservado para um seguro conhecido não é uma reserva para uma emergência.
O valor destinado ao IMI não está realmente disponível para uma compra simplesmente porque ainda não saiu da conta.
E uma verdadeira reserva de segurança deveria proteger a família precisamente daquilo que não estava no calendário.
A distinção era simples.
Mas ajudava a responder a uma das primeiras perguntas desta história:
Quanto do dinheiro que temos está verdadeiramente disponível?
“Mas isto tem de ser simples”
Foi Miguel quem trouxe a conversa novamente à realidade.
— Há uma coisa que lhe digo já.
— Diga.
— Se para fazer isto eu tiver de passar todos os domingos duas horas numa folha de Excel, não vai acontecer.
António riu-se.
— Nem consigo discutir consigo essa parte.
Uma família não precisa de um departamento financeiro.
Os filhos não são centros de custo.
Um jantar fora não precisa de uma autorização de investimento.
E ninguém quer chegar a casa depois de um dia de trabalho para começar outro trabalho chamado “gerir a família”.
A complexidade podia existir.
Provavelmente teria de existir.
Mas por trás.
Não à frente.
À frente deveriam existir perguntas que qualquer família compreende.
Quanto recebemos?
Quanto gastamos?
Que despesas conhecemos?
Que dívidas temos?
Que compromissos vêm aí?
Que objetivos temos?
O que está verdadeiramente disponível?
E para onde estamos a caminhar?
A tecnologia deveria fazer aquilo que faz melhor quando é bem utilizada:
pegar numa realidade complexa e torná-la mais simples de compreender.
Foi aí que começaram a aparecer as peças
Primeiro:
Orçamento mensal
Porque é difícil tomar decisões sem saber quanto custa realmente viver.
Depois:
Diagnóstico financeiro
Porque números isolados não explicam uma família.
Precisam de contexto.
Depois:
Encargos futuros
Porque o calendário também faz parte do orçamento.
Depois:
Dívidas e estratégia
Porque uma dívida não é apenas um saldo em falta.
É tempo, prestação, custo e capacidade futura.
Depois:
Planeamento
Porque uma decisão de hoje pode continuar a produzir efeitos durante anos.
E finalmente:
12 meses
36 meses
84 meses
Miguel olhou para a folha.
— Isto já não é propriamente uma ferramenta para registar despesas.
Não.
Já não era.
Havia ali muito mais do que finanças
António percebeu-o também.
A solução começava a reunir aprendizagens de diferentes mundos.
Da Qualidade vinha a necessidade de compreender antes de corrigir.
Da determinação de causas-raiz vinha a recusa de passar a vida a tratar apenas sintomas.
Da Melhoria Contínua vinha a ideia de observar, atuar, medir e voltar a ajustar.
Dos dados vinha a importância de transformar informação dispersa em visão.
Dos mercados financeiros vinha uma relação saudável com a incerteza:
analisar cenários sem fingir que conseguimos adivinhar o futuro.
Da formação e do desenvolvimento de pessoas vinha talvez a parte mais importante:
nenhuma ferramenta substitui uma decisão humana.
E era precisamente aí que aquela ideia começava a encontrar a própria FPSin.
Não porque uma família devesse ser gerida como uma empresa.
Já tínhamos percebido que não.
Mas porque ao longo dos anos a FPSin tinha construído muito do seu trabalho em torno de uma ideia simples:
Compreender melhor para decidir melhor.
Talvez fosse possível colocar esse conhecimento ao serviço das famílias.
“Quero fazer isto”
A sala já estava praticamente vazia.
A conversa tinha ultrapassado há muito o Power BI.
António voltou a olhar para as folhas.
Para os números.
Para as perguntas.
Depois olhou para Miguel.
— Quero mesmo fazer isto.
Miguel sorriu.
— A minha confusão financeira vai dar-lhe trabalho.
— A sua família deu-me uma coisa muito mais interessante do que trabalho.
— O quê?
— Um problema que vale a pena tentar resolver.
Fez uma pausa.
— E não estou a falar apenas dos Santos.
Quantas famílias olhavam para o saldo tentando perceber se podiam gastar?
Quantas utilizavam rendimentos extraordinários para absorver despesas previsíveis?
Quantas tinham vários créditos sem conseguirem visualizar o momento em que cada um terminaria?
Quantas sabiam que o próximo ano teria despesas importantes, mas não as tinham colocadas lado a lado?
Quantas terminavam uma prestação e, alguns meses depois, já não sabiam onde estava a folga que deveria ter criado?
Quantas ganhavam razoavelmente e continuavam com a sensação de que o dinheiro simplesmente desaparecia?
Quantas tinham objetivos, mas nenhum lugar onde perceber o esforço necessário para lá chegar?
António tinha razão.
O problema não parecia pertencer apenas à Família Santos.
E havia ainda uma coincidência bonita
Miguel.
Ana.
Martim.
Três pessoas da mesma família tinham passado, em momentos diferentes, pela FPSin.
Cada uma à procura de alguma coisa.
Miguel queria compreender melhor os dados.
Ana continuava a desenvolver competências numa nova fase profissional.
Martim, ainda a começar a vida adulta, procurara no CPS ferramentas para o seu próprio desenvolvimento.
Talvez as coincidências só tivessem sido percebidas mais tarde porque, afinal, cada pessoa tinha chegado por uma porta diferente.
Mas agora havia qualquer coisa que ligava aqueles percursos.
A vontade de construir melhor aquilo que vem a seguir.
E talvez fosse precisamente isso que uma solução de planeamento financeiro familiar deveria permitir.
Não controlar o futuro.
Prepará-lo.
Faltava-lhe um nome
Nos dias seguintes, a ideia continuou a crescer.
Perguntas deram origem a estruturas.
Estruturas deram origem a funcionalidades.
Algumas ideias pareciam boas e deixaram de parecer.
Outras foram simplificadas.
Novas perguntas apareceram.
Porque desenvolver uma solução para um problema real raramente acontece numa linha reta.
Observa-se.
Constrói-se.
Testa-se.
Corrige-se.
Melhora-se.
E volta-se a testar.
Melhoria Contínua.
Outra vez.
Mas agora já existia algo suficientemente claro para precisar de um nome.
Tinha de ter FPSin.
Porque aquela forma de pensar vinha de lá.
Mas entrava agora num espaço diferente.
Mais íntimo.
A casa.
As contas.
Os filhos.
Os objetivos.
Os receios.
Os sonhos.
As decisões.
A família.
E duas palavras ficaram lado a lado.
FPSin Family
A FPSin Family não nasceu para controlar o dinheiro das famílias
Nasceu para tentar resolver um problema muito mais simples de enunciar e bastante mais difícil de resolver:
Como podemos tomar boas decisões se não conseguimos ver claramente a nossa realidade financeira?
Não nasceu para dizer onde uma família deve gastar.
Não nasceu para proibir.
Não nasceu para julgar.
Não nasceu para transformar cada despesa numa culpa.
Não nasceu para dizer que existe uma única forma correta de organizar a vida.
E não nasceu para prometer que consegue prever o futuro.
Nasceu para ajudar a juntar aquilo que normalmente está separado.
Orçamento.
Rendimentos.
Encargos futuros.
Dívidas.
Reservas.
Objetivos.
Tempo.
E transformar essas peças numa visão.
Ver o presente
Começar por uma pergunta simples:
Onde estamos?
Quanto custa viver?
Quanto recebemos regularmente?
Que peso têm os nossos compromissos?
Quanto está verdadeiramente disponível?
Existe margem?
Existe reserva?
Existem fragilidades que não estamos a ver?
Sem julgamento.
Primeiro, compreender.
Antecipar o futuro
Depois levantar os olhos do mês atual.
O que já sabemos que vem aí?
Que despesas não acontecem todos os meses?
Quando chegam?
Que prestações terminam?
Que capacidade será libertada?
Que compromissos atravessam vários anos?
Que meses exigirão mais?
Onde poderemos ter maior folga?
12 meses.
36 meses.
Até 84 meses.
Não para adivinhar a vida.
Para conseguir ver a direção.
E finalmente decidir
Talvez seja aqui que tudo ganha sentido.
Se continuarmos exatamente assim…
onde vamos estar?
Se gostarmos da resposta, talvez não seja necessário mudar muito.
Se não gostarmos…
então surge uma pergunta muito mais útil do que qualquer sentimento de culpa:
O que podemos começar a fazer hoje?
Não tudo.
Alguma coisa.
Uma pequena decisão.
Um compromisso preparado mais cedo.
Uma dívida abordada de outra forma.
Uma reserva iniciada.
Um objetivo transformado num plano.
Uma despesa compreendida.
Uma escolha consciente.
Depois observar.
Corrigir.
Voltar a tentar.
Algum tempo depois, Miguel voltou ao caderno
Na primeira página ainda estavam as três perguntas.
1. Quanto custa realmente a nossa vida todos os meses?
2. Quanto do dinheiro que temos está verdadeiramente disponível?
3. O que sabemos hoje que vai acontecer nos próximos meses?
Mais à frente tinha aparecido a quarta.
4. Se já sabemos uma parte do que vai acontecer, será possível perceber onde estaremos antes de lá chegar?
Miguel ficou algum tempo a olhar.
Ana aproximou-se.
— Outra pergunta?
Miguel pegou na caneta.
— Talvez a última.
Escreveu:
5. Se conseguirmos ver para onde estamos a ir… é para lá que queremos realmente ir?
Ana leu.
Desta vez não respondeu imediatamente.
Depois sorriu.
— Isso já não é propriamente uma pergunta sobre dinheiro.
Miguel também sorriu.
Não.
Talvez esta história nunca tenha sido apenas sobre dinheiro.
Por trás das contas está sempre a vida
Está Martim em Vila Real.
Está Maria num campo de futebol.
Está Ana a construir uma nova fase profissional.
Está Miguel a tentar conciliar trabalho, família e aqueles pequenos serviços que lhe ocupam algumas horas extra.
Está a casa.
Está o carro.
Está uma viagem.
Está uma refeição.
Está uma preocupação.
Está uma oportunidade.
Está a possibilidade de ajudar um filho.
Está um sonho que ainda não tem data.
Está o desejo de chegar ao final de um mês sem começar imediatamente a recear o seguinte.
O dinheiro importa.
Claro que importa.
Mas não porque devamos viver para ele.
Importa porque influencia opções.
E liberdade.
E tranquilidade.
E algumas das decisões mais importantes que uma família precisa de tomar.
Organizar as finanças familiares não deveria servir para retirar vida à vida.
Deveria servir precisamente para o contrário.
Criar mais capacidade para escolher como queremos vivê-la.
A Vida por Trás das Contas começou numa sala de formação
Miguel olhou para um dashboard e disse:
“Era disto que eu precisava lá em casa.”
Tudo começou aí.
Primeiro perguntámos:
Quando o salário entra… para onde vai o dinheiro?
Depois percebemos que muitas das despesas que chamamos imprevistos talvez apenas tenham passado demasiado tempo fora do nosso campo de visão.
E perguntámos:
Quantos dos nossos “imprevistos” são realmente imprevisíveis?
Finalmente juntámos as peças.
Rendimentos.
Despesas.
Dívidas.
Prestações.
Reservas.
Encargos futuros.
Meses mais difíceis.
Capacidade que vai sendo libertada.
Decisões que parecem pequenas quando olhamos apenas para hoje e enormes quando lhes damos tempo.
E chegámos à pergunta que encerra esta série:
E se conseguíssemos ver o futuro financeiro da nossa família?
A resposta é:
não conseguimos.
Pelo menos não todo.
Não sabemos o que a vida nos vai trazer.
E qualquer solução que prometa o contrário estará a prometer aquilo que ninguém pode garantir.
Mas talvez essa nunca tenha sido a verdadeira pergunta.
Talvez a pergunta seja:
E se conseguíssemos ver melhor a parte do futuro que já estamos a construir hoje?
Aí a resposta pode ser diferente.
Podemos organizar.
Podemos projetar.
Podemos simular.
Podemos antecipar.
Podemos comparar.
E podemos decidir.
Foi dessa convicção que nasceu uma nova solução da FPSin.
FPSin Family
Organização e planeamento financeiro familiar.
Orçamento mensal.
Diagnóstico financeiro.
Encargos futuros.
Dívidas e estratégia.
Planeamento.
Visão a 12, 36 e até 84 meses.
Não para decidir pelas famílias.
Para lhes dar melhores condições para decidir.
Não para prever a vida.
Para estarem melhor preparadas para ela.
Não para controlar o futuro.
Para começar a construí-lo com maior consciência.
A série termina aqui.
A história começa agora.
A Família Santos continuará a viver.
Martim continuará a estudar.
Maria continuará a treinar.
Ana continuará a ensinar e a aprender.
Miguel continuará provavelmente a olhar para indicadores, projetos e desvios.
O seguro voltará.
O IMI também.
Alguma coisa vai avariar.
Haverá uma despesa que ninguém previu.
Uma oportunidade que ninguém esperava.
Meses excelentes.
Outros difíceis.
Porque nenhuma ferramenta faz desaparecer a incerteza.
E ainda bem.
A vida não é um dashboard.
Mas talvez possamos aprender a vê-la um pouco melhor.
E talvez algumas decisões que hoje parecem pequenas consigam alterar aquilo que encontraremos daqui a 12, 36 ou 84 meses.
Porque o futuro financeiro de uma família não começa amanhã.
Começa nas decisões que tomamos hoje.
FPSin Family
Ver o presente. Antecipar o futuro. Decidir com confiança.
FPSin
WE CREATE CONFIDENCE
Nota editorial
A Família Santos e as situações descritas na série “A Vida por Trás das Contas” constituem uma narrativa ficcional construída a partir de circunstâncias comuns do quotidiano de muitas famílias e de temas que surgem frequentemente em contextos de formação, desenvolvimento pessoal, gestão e literacia financeira. Nomes, profissões e acontecimentos associados à Família Santos foram criados para fins editoriais.
António Mendes Pinto é Formador, Auditor e Consultor da FPSin. A sua presença neste episódio enquadra narrativamente o processo de reflexão e desenvolvimento que conduziu à criação da FPSin Family. Os diálogos apresentados são uma construção editorial e não uma transcrição literal de conversas reais, muito embora… muito próximo disso.
A despesa que ninguém esperava… mas que todos sabiam que ia chegar
A Vida por Trás das Contas – Episódio 2/3
Há despesas verdadeiramente inesperadas. E há outras que apenas nos surpreendem porque passámos vários meses sem olhar para elas.
Era domingo ao final da tarde.
Ana estava à mesa da cozinha, computador aberto, uma chávena de café já quase fria e aquele conjunto de pequenas tarefas que costumamos empurrar para o fim de semana.
Responder a duas mensagens.
Ver uma informação da escola.
Organizar a semana seguinte.
Confirmar uma data.
Foi precisamente por causa dessa data que tudo começou.
Ana pegou no telemóvel.
Abriu o calendário.
Passou para novembro.
Ficou alguns segundos a olhar.
Depois chamou:
— Miguel?
Não houve resposta.
— Miguel!
Desta vez ouviu-se uma voz vinda de outra divisão.
— Sim?
— O IMI é agora em novembro, não é?
Miguel apareceu à porta.
Pensou durante alguns segundos.
— Acho que sim.
Ana continuou a olhar para o calendário.
— E o seguro do carro?
— Fevereiro.
— Tens a certeza?
— Quase.
Ana sorriu.
— “Quase” não é exatamente uma data.
Miguel aproximou-se. Procurou um documento no computador.
Confirmou.
Fevereiro.
Nada de extraordinário.
O IMI chegava todos os anos.
O seguro também.
Mas Ana continuou:
— E a revisão do carro?
Miguel fez aquela expressão de quem acabou de se lembrar de uma coisa que sabia perfeitamente.
— Também deve estar quase.
Nesse momento, Maria apareceu na cozinha.
— Pai, o jogo fora daqui a duas semanas é de manhã. Temos de sair cedo.
Miguel olhou para Ana.
Ana olhou para Miguel.
E, quase no mesmo instante, o telemóvel dela recebeu uma mensagem de Martim.
Provavelmente viria a casa num dos fins de semana seguintes.
Viagem. Combustível. Talvez uma refeição. Talvez algum dinheiro adicional. Nada de dramático. Nada de extraordinário.
Só vida.
Foi então que Ana disse:
— Há meses em que parece que todas as despesas se lembram de nós ao mesmo tempo.
Miguel riu-se.
Mas a frase ficou.
Porque talvez o problema não fosse as despesas lembrarem-se da família.
Talvez fosse a família passar demasiado tempo sem se lembrar delas.
O seguro não apareceu de repente
O seguro não apareceu de repente. O IMI também não. O Natal muito menos.
Então porque continuamos tantas vezes a chamar “imprevisto” àquilo que sabíamos que ia chegar?
Há meses financeiramente leves. E há meses que parecem chegar carregados.
Seguro. Impostos. Manutenção. Propinas. Material escolar. Uma viagem. Uma matrícula. Natal. Uma despesa anual.
Separadamente, quase tudo parece razoável.
O problema começa quando várias destas coisas partilham o mesmo calendário.
Foi isso que Miguel e Ana começaram a perceber.
Não estavam perante uma emergência.
Não tinha acontecido nenhuma catástrofe.
A maior parte daquilo que se aproximava era conhecida.
E, no entanto, quando chegava, produzia sempre a mesma sensação:
“Este mês apareceu tudo.”
Mas teria aparecido tudo?
Ou simplesmente nunca tinha desaparecido?
Uma despesa anual existe durante o ano inteiro
Imagine um seguro anual de 600 euros.
Durante onze meses, parece não existir.
Depois chega o mês do pagamento.
De repente existem 600 euros para pagar.
Mas podemos olhar para a mesma despesa de outra forma:
600 euros num único mês
ou
50 euros preparados durante cada um dos doze meses anteriores.
O custo é exatamente o mesmo.
O impacto na família pode ser completamente diferente.
Numa situação, a despesa chega e exige uma resposta imediata.
Na outra, os meses anteriores ajudaram a prepará-la.
Não se trata de fazer desaparecer despesas.
Trata-se de impedir que o calendário decida sozinho quando elas se tornam um problema.
O calendário também faz parte do orçamento
Miguel foi buscar o caderno que tinham utilizado algumas semanas antes.
Ainda lá estavam as três perguntas que tinham escrito no final da conversa anterior:
Quanto custa realmente a nossa vida todos os meses?
Quanto do dinheiro que temos está verdadeiramente disponível?
O que sabemos hoje que vai acontecer nos próximos meses?
A terceira começava finalmente a ganhar outra dimensão.
Ana abriu o calendário.
Miguel abriu uma folha em branco.
E começaram a escrever.
Mês.
Despesa.
Valor aproximado.
Seguro.
IMI.
Manutenção.
Despesas do Martim.
Alguns compromissos escolares.
Natal.
Automóvel.
Futebol da Maria.
Havia coisas cuja data ainda não conheciam exatamente.
Colocaram-nas na mesma.
A determinada altura, Miguel afastou ligeiramente o computador.
— Isto é curioso.
— O quê?
— Nós olhamos sempre para estas despesas como se fossem problemas do mês em que aparecem.
Ana percebeu imediatamente.
— Mas algumas começaram muito antes.
Miguel assentiu.
Era precisamente isso.
Talvez não sejam imprevistos. Talvez sejam apenas não mensais.
Miguel voltou ao tema.
— Afinal, o que é um verdadeiro imprevisto?
Ana pensou.
— Uma avaria.
— Sim.
— Uma doença.
— Sim.
— Ficar sem trabalho.
Miguel assentiu.
Essas eram situações verdadeiramente incertas.
Não sabiam se aconteceriam.
Nem quando.
Mas um seguro?
Sabiam.
O IMI?
Sabiam.
Natal?
Era difícil argumentar que dezembro tinha aparecido inesperadamente.
A manutenção do carro?
Podiam não conhecer o valor exato, mas sabiam que existiria.
Foi então que Ana disse:
— Talvez algumas coisas não sejam imprevistos. São apenas não mensais.
Miguel escreveu a expressão.
Despesas não mensais.
Parecia demasiado simples.
Talvez por isso fosse tão útil.
O problema não é apenas quanto. É quando.
Duas famílias podem ter exatamente a mesma despesa anual e senti-la de forma completamente diferente.
Imagine um compromisso de 720 euros.
Se tiver de ser pago integralmente com o rendimento daquele mês, a pressão pode ser significativa.
Se tiverem sido preparados 60 euros por mês durante o ano, o mesmo pagamento transforma-se apenas na concretização de algo já previsto.
Nada mudou no custo.
Mudou a distribuição do esforço.
E isso significa que o tempo também é uma variável financeira.
Não apenas quanto entra.
Não apenas quanto sai.
Mas quando entra e quando precisa de sair.
Reservar não é exatamente o mesmo que poupar
Ana levantou outra questão:
— Mas se estivermos a pôr dinheiro de lado para estas coisas, estamos a poupar?
Miguel demorou a responder.
Se uma família coloca dinheiro de lado para um seguro que chegará dentro de quatro meses, esse dinheiro não foi gasto.
Mas também não está propriamente disponível.
Já tem destino.
Não deveria financiar umas férias, uma televisão ou outra decisão apenas porque continua visível na conta.
Talvez uma palavra seja particularmente importante:
RESERVAR!
Poupar pode significar construir segurança ou preparar objetivos.
Reservar significa reconhecer que determinado dinheiro já terá uma função.
E essa diferença muda a forma como olhamos para o saldo bancário.
Uma família pode ver 3.000 euros na conta e sentir que possui uma boa margem.
Mas se uma parte significativa está destinada a compromissos dos próximos meses, a verdadeira disponibilidade é outra.
Voltamos àquilo que Miguel começara a perceber no primeiro episódio:
saldo não é necessariamente disponibilidade.
E os “extras” de Miguel?
Os pequenos trabalhos técnicos de Miguel também entraram na conversa.
200 euros.
Algumas vezes 400.
Noutros meses, nada.
Durante muito tempo, esse dinheiro funcionara como uma espécie de amortecedor.
Chegava uma despesa maior?
Havia um extra.
O mês apertava?
Talvez aparecesse um trabalho.
Mas havia um problema nessa lógica:
um rendimento incerto não deveria ser a única resposta para uma despesa certa.
O seguro chegaria.
Com trabalho extra ou sem ele.
O IMI também.
Naturalmente, nem todas as famílias dispõem de margem suficiente para preparar todos os compromissos antecipadamente.
Há fases da vida em que qualquer rendimento adicional é indispensável.
Mas a lógica continua válida:
quanto maior for a dependência de rendimentos incertos para pagar despesas previsíveis, mais frágil fica o equilíbrio financeiro.
Alguns meses difíceis podem começar a ser resolvidos nos meses bons
Miguel e Ana continuaram a preencher a folha.
Não procuravam precisão absoluta.
Alguns valores eram certos.
Outros aproximados.
Algumas datas estavam confirmadas.
Noutras apenas conheciam o mês provável.
Quando terminaram, aconteceu algo curioso.
Nenhuma despesa tinha diminuído.
Nenhum salário tinha aumentado.
Nenhuma nova solução milagrosa tinha aparecido.
Mas a perceção da situação financeira era diferente.
Havia meses claramente mais leves.
Outros mais exigentes.
Havia compromissos que podiam começar a ser preparados.
E havia uma conclusão particularmente importante:
Alguns dos meses difíceis podiam começar a ser resolvidos nos meses bons.
Pela primeira vez, os Santos deixavam de olhar para cada mês como uma ilha.
Uma reserva de emergência não deveria pagar aquilo que já sabíamos que vinha
Quando falamos de segurança financeira, pensamos frequentemente numa reserva.
E faz sentido.
Uma avaria grave.
Uma doença.
Uma perda inesperada de rendimento.
Essas são precisamente situações para as quais uma reserva pode fazer a diferença.
Mas se essa mesma reserva estiver constantemente a ser utilizada para pagar seguros, impostos, matrículas ou outras despesas previsíveis, talvez nunca chegue verdadeiramente a cumprir a sua função.
Miguel começou a imaginar três tipos de dinheiro:
dinheiro para viver agora;
dinheiro para compromissos futuros que já conhecemos;
dinheiro para proteger a família daquilo que ainda não conseguimos prever.
Podem estar todos na mesma conta bancária.
Mas não representam a mesma disponibilidade.
Há meses que não são caros. Foram apenas mal preparados.
A frase apareceu quase por acaso.
Miguel estava a observar os meses mais carregados.
— Então este mês não é necessariamente caro.
Ana olhou para ele.
— Como assim?
— É pesado porque estamos a tentar pagá-lo todo com o dinheiro desse próprio mês.
Era isso.
Quando um compromisso anual é suportado apenas pelo rendimento do mês em que ocorre, aquele mês absorve sozinho uma responsabilidade que, de certa forma, pertenceu ao ano inteiro.
E essa conclusão trazia consigo algo muito importante:
tempo para agir.
Se sabemos hoje que daqui a quatro meses teremos determinada despesa, ainda existem escolhas.
Reservar alguma coisa.
Usar parte de um rendimento extraordinário.
Adiar uma compra.
Ajustar outra despesa.
Distribuir melhor o esforço.
Se descobrimos a mesma realidade dois dias antes, as possibilidades diminuem drasticamente.
Antecipar não serve apenas para conhecer o futuro.
Serve para aumentar o número de decisões disponíveis no presente.
Mas o futuro não contém apenas despesas
Quando começaram a olhar mais longe, apareceu inevitavelmente outro tema.
As prestações.
Algumas tinham datas de fim diferentes.
Uma terminaria antes.
Outra ainda demoraria vários anos.
Miguel fez uma pergunta:
— Quando uma destas acabar, o que acontece ao dinheiro que deixa de sair?
Ana respondeu quase automaticamente:
— Fica disponível.
Miguel pensou.
— Ou desaparece noutras coisas.
Silêncio.
Ambos sabiam que era possível.
Uma prestação termina.
O orçamento respira.
Mas, passado algum tempo, aquela folga deixa de ser visível.
É absorvida pela vida.
Tal como os extras.
Tal como tantas pequenas diferenças.
Foi aí que perceberam que olhar para o futuro não significava apenas preparar aquilo que iria custar dinheiro.
Também significava antecipar aquilo que um dia poderia libertá-lo.
Uma prestação que termina.
Uma dívida que desaparece.
Uma reserva que cresce.
Uma despesa que deixa de existir.
Uma decisão tomada hoje que começa lentamente a produzir efeitos.
Na empresa, Miguel chamaria a isto antecipar
No trabalho, ninguém esperava que todos os custos de um projeto acontecessem para só depois descobrir o impacto.
Existiam previsões.
Orçamentos.
Prazos.
Compromissos.
Forecasts.
Nem tudo acontecia exatamente como previsto.
Naturalmente.
Mas ninguém diria:
“Como não sabemos ao certo o que acontecerá daqui a seis meses, vamos fingir que esses seis meses não existem.”
No entanto, na vida familiar, fazemos muitas vezes algo semelhante.
O mês atual está claro.
Talvez o seguinte.
E depois existe uma espécie de nevoeiro.
Miguel voltou a pensar nos dashboards que utilizava profissionalmente.
Um bom dashboard não servia apenas para explicar o passado.
Também ajudava a perceber tendências.
Antecipar desvios.
Projetar.
Comparar cenários.
E a vida financeira da família começava a parecer-lhe exatamente isso:
rendimentos;
despesas;
dívidas;
prestações;
reservas;
datas;
compromissos;
rendimentos extraordinários;
coisas que começam;
coisas que terminam.
Tudo relacionado.
Talvez o problema não seja falta de informação
Ana sabia quanto recebia.
Miguel também.
Sabiam a prestação da casa.
Tinham acesso ao banco.
Conseguiam encontrar os seguros.
Tinham faturas.
Contratos.
Emails.
Calendários.
A informação existia.
Mas estava espalhada.
Era como ter todas as peças de um mapa guardadas em gavetas diferentes.
Tecnicamente, o mapa existe.
Na prática, continua a ser difícil perceber para onde estamos a ir.
Talvez muitas famílias não precisem de mais números.
Precisem de conseguir ligar os números que já têm.
A pergunta que ficou desta vez
Já tinha passado bastante tempo desde que Ana abrira o calendário.
O café estava definitivamente frio.
Maria já tinha saído da cozinha.
Martim enviara outra mensagem.
Miguel preparava-se para fechar o computador quando voltou ao caderno.
Às três perguntas do primeiro episódio acrescentou uma quarta:
“Se já sabemos uma parte do que vai acontecer, será possível perceber onde estaremos antes de lá chegar?”
Ana leu.
Ficou alguns segundos em silêncio.
Depois perguntou:
— E se não gostarmos daquilo que vemos?
Miguel sorriu.
— Talvez seja precisamente essa a vantagem de ver antes.
Porque o futuro ainda não aconteceu.
E aquilo que ainda não aconteceu…
ainda pode ser alterado.
Continua…
Episódio 3 — E se conseguíssemos ver o futuro financeiro da nossa família?
No último episódio de A Vida por Trás das Contas, vamos juntar as peças. Rendimentos. Despesas. Dívidas. Prestações. Reserva. Encargos futuros. Meses mais pesados. Capacidade que vai sendo libertada. E decisões que hoje parecem pequenas, mas cujo efeito pode atravessar anos. Porque talvez organizar as finanças familiares não seja apenas perceber onde estamos.Talvez seja também conseguir responder:
Se continuarmos assim, onde estaremos daqui a 12, 36 ou 84 meses?
E se a resposta não nos agradar…
o que podemos começar a fazer hoje?
Nota editorial
A Família Santos e as situações descritas nesta série constituem uma narrativa ficcional construída a partir de circunstâncias comuns do quotidiano de muitas famílias e de temas que surgem frequentemente em contextos de formação, desenvolvimento pessoal, gestão e literacia financeira. Nomes, profissões e acontecimentos foram criados para fins editoriais.
Quando o salário entra… para onde vai o dinheiro?
A Vida por Trás das Contas – Episódio 1/3
Há famílias que não têm propriamente um problema de dinheiro. Têm um problema muito mais difícil de identificar: deixaram de conseguir ver o dinheiro.
Há perguntas que surgem no meio de uma conversa e desaparecem poucos minutos depois.
Outras ficam.
Às vezes nascem num contexto improvável, sem preparação, quase como um comentário lançado para o ar.
Foi isso que aconteceu numa formação de Power BI.
Estávamos a falar de dados, de modelos, de indicadores, de dashboards. De como uma empresa consegue reunir informação que está dispersa por diferentes fontes e transformá-la em algo que permita perceber rapidamente o que está a acontecer.
Vendas. Custos. Margens. Projetos. Prazos. Desvios. Tendências.
Tudo aquilo que, no mundo empresarial, aprendemos a medir porque sabemos que é muito difícil gerir aquilo que não conseguimos ver.
A determinada altura, Miguel interrompeu.
— Sabe uma coisa? Era disto que eu precisava lá em casa.
Houve alguns sorrisos.
Miguel também sorriu.
Mas depois continuou:
— Estou a falar a sério. Sei quanto recebemos. Sei quanto pagamos pela casa. Tenho uma ideia do que gastamos no supermercado. Mas se me perguntar quanto é que a minha família realmente custa por mês… não sei responder.
A sala ficou um pouco mais silenciosa.
Talvez porque aquela frase não fosse apenas sobre Miguel.
Talvez porque algumas pessoas tenham reconhecido nela uma pergunta que também já fizeram.
O dinheiro entrou. As contas foram pagas. Então… para onde foi o resto?
Antes dos números, há sempre uma vida
Chamemos-lhe Miguel Santos.
Miguel tem 52 anos.
É engenheiro mecânico e trabalha como responsável de projetos numa empresa ligada à indústria de cunhos e moldes, na zona de Estarreja.
Vive com a família na região de Coimbra.
É daqueles profissionais que estão habituados a acompanhar um projeto desde o momento em que ele praticamente ainda é uma ideia até ao momento em que se torna algo concreto.
Datas. Custos. Alterações. Problemas. Soluções. Reuniões. Clientes. Prazos.
Miguel vive diariamente rodeado de informação que precisa de ser organizada para tomar decisões.
Em casa, porém, as coisas sempre foram diferentes.
Não porque o dinheiro não fosse importante.
Mas porque, durante muitos anos, não pareceu necessário gerir a família como se gere um projeto.
Os salários entravam.
As contas eram pagas.
Algum dinheiro ficava.
E a vida seguia.
Até deixar de ser tão simples.
Ana, Martim, Maria… e uma casa que foi crescendo por dentro
Ana tem 50 anos.
É professora do ensino secundário na região de Coimbra.
Não começou a dar aulas aos vinte e poucos anos. O ensino chegou mais tarde, depois de uma mudança profissional e de uma decisão que implicou começar novamente numa fase da vida em que muitas pessoas procuram precisamente o contrário: estabilidade.
Está ainda numa fase inicial da carreira docente.
Talvez por isso continue a ter uma relação muito próxima com a ideia de aprendizagem.
Foi também assim que, algum tempo depois de conhecermos Miguel, nos cruzámos com Ana numa formação de Liderança e Gestão de Conflitos.
As coincidências só seriam percebidas mais tarde.
Miguel no Power BI.
Ana na área comportamental.
Duas pessoas da mesma família, em momentos diferentes, à procura de ferramentas para fazer melhor.
E essa característica não terminava nos pais.
Martim, o filho mais velho, tem 19 anos.
Entrou em Medicina Veterinária na UTAD, em Vila Real.
Foi uma notícia recebida com orgulho e algum alívio.
Ensino público.
Familiares na região que poderiam ajudá-lo, reduzindo significativamente o peso do alojamento.
À primeira vista, uma situação bastante favorável.
E era.
Mas estudar longe de casa nunca é completamente gratuito.
Há propina. Viagens. Alimentação. Material. Transportes. Pequenas despesas universitárias. Uma saída com os colegas. Uma necessidade que aparece numa terça-feira e que dificilmente entra no orçamento familiar com quinze dias de antecedência.
Mais tarde, Martim viria também a cruzar-se com a FPSin numa formação CPS — Caminho para o Sucesso, onde Coaching e PNL fazem parte do percurso.
Talvez não seja coincidência.
Há famílias que parecem ter uma espécie de inquietação saudável.
Acreditam que podem melhorar.
Que aprender alguma coisa nova pode mudar alguma coisa antiga.
Que ficar exatamente no mesmo lugar raramente produz resultados diferentes.
Os Santos são assim.
E depois há Maria
Maria tem 15 anos e frequenta o 10.º ano.
Mas dizer apenas isso sobre Maria seria dizer muito pouco.
Maria joga futebol.
E joga suficientemente bem para que aquilo que começou como um gosto de criança tenha começado a transformar-se numa possibilidade séria.
Treinos várias vezes por semana. Jogos. Torneios. Deslocações.
E as primeiras oportunidades em contextos de observação próximos da Seleção Nacional Sub-17.
Para Miguel e Ana, tudo isso é motivo de orgulho.
E também deve ser.
Quando Maria joga fora, sempre que conseguem, os pais vão assistir!
Quando precisa de equipamento, compram!
Quando um treino termina tarde, alguém tem de a ir buscar!
Quando existe um jogo importante a dezenas de quilómetros de casa, nunca é a gasolina que decide se vão ou não!!
É a filha deles!!!
Só que o dinheiro tem uma característica particularmente pouco emocional:
uma despesa não deixa de existir por ter uma boa razão.
Combustível. Portagens. Uma refeição fora. Umas chuteiras novas. Equipamento. Inscrição. Uma ida extra ao fisioterapeuta se aparecer uma pequena lesão.
Nada disto parece absurdo. Nada disto parece irresponsável. Mas tudo isto custa dinheiro.
A soma de muitas decisões razoáveis
Este talvez seja um dos pontos mais importantes desta história.
Os Santos não vivem numa casa luxuosa.
Não trocam de carro todos os dois anos.
Não passam fins de semana sucessivos em hotéis.
Não jantam constantemente em restaurantes caros.
Não existe uma grande extravagância que possa ser apontada como explicação para todos os problemas.
Existe uma casa.
Com uma prestação de aproximadamente 780 euros por mês.
Existem dois adultos que trabalham.
Miguel recebe um salário regular e, sempre que consegue, aceita pequenos trabalhos técnicos fora da empresa.
São trabalhos legais, faturados através de recibos verdes.
Há meses em que entram mais 200 euros.
Noutros, 300.
Algumas vezes perto de 400.
Noutros meses, simplesmente não existem.
Miguel chama-lhes “os extras”.
Ana recebe o seu salário de professora.
E, somados, os rendimentos permitem à família viver.
O problema começa precisamente aqui.
Porque viver é uma palavra pequena para uma quantidade enorme de acontecimentos.
A prestação são 780 euros.
Depois há eletricidade. Água. Telecomunicações. Supermercado. Combustível. Seguros. Carros. Martim. Maria. Saúde. Escola. Roupa. Pequenas reparações. Um aniversário. Um jantar. Uma prenda. Uma farmácia. Uma mensalidade qualquer que se renova silenciosamente. Trinta euros aqui. Sessenta ali. Cento e vinte noutro lado.Nenhuma destas despesas, isoladamente, parece capaz de provocar um problema.
É a soma que começa a contar outra história.
“Mas nós não comprámos nada…”
Foi numa noite aparentemente banal que a pergunta apareceu novamente.
Ana tinha aberto a aplicação do banco.
Não havia nenhuma emergência.
Nenhuma conta por pagar.
Nenhum aviso do banco.
Apenas um saldo mais baixo do que ela esperava.
— Miguel, vê lá isto.
Miguel aproximou-se.
Olhou.
Voltou a olhar.
— Isso já está assim?
— Pois.
— Mas nós recebemos há quanto tempo?
Ana sabia exatamente onde aquela conversa ia terminar.
Começaram a percorrer movimentos.
Supermercado. Gasóleo. Uma transferência para Martim. Eletricidade. Uma compra de Maria. Farmácia. Portagens. Uma refeição. Mais supermercado. Um débito que nenhum dos dois reconheceu imediatamente e que depois perceberam ser uma subscrição perfeitamente legítima.
Miguel abriu a calculadora.
Começou a somar.
Ana continuou a percorrer movimentos.
Passaram vários minutos nisto.
Até que Ana disse:
— Mas nós não comprámos nada de especial.
Era verdade.
E provavelmente essa era a parte mais desconcertante de todas.
Quando trabalhar mais não parece fazer sobrar mais
Miguel pensou nos trabalhos que tinha feito no mês anterior.
Dois pequenos serviços.
Algumas horas depois do trabalho.
Um sábado parcialmente ocupado.
Tinham rendido cerca de 300 euros.
Lembrava-se perfeitamente de os ter recebido.
Já não conseguia dizer onde estavam.
Não tinham desaparecido.
Tinham sido absorvidos.
Por alguma coisa.
Ou melhor:
por muitas coisas.
Essa diferença é importante.
Quando recebemos dinheiro irregular, é fácil atribuir-lhe mentalmente um estatuto diferente.
“Este mês entrou mais.”
E essa sensação pode traduzir-se numa folga que não é necessariamente real.
Porque o rendimento extraordinário pode estar apenas a financiar despesas que também não percebemos como estruturais.
E quando uma coisa irregular financia outra coisa irregular durante tempo suficiente, instala-se uma sensação curiosa:
ganhamos mais, mas nunca parece sobrar mais.
O paradoxo do Power BI
Na manhã seguinte, Miguel voltou para o trabalho.
Tinha uma reunião de acompanhamento de projetos.
Como tantas outras.
Abriu dados.
Analisou prazos.
Comparou valores.
Identificou desvios.
Percebeu que determinado projeto estava acima do previsto.
Outro estava dentro do orçamento.
Num terceiro seria necessário tomar uma ação antes que um problema pequeno se transformasse num problema grande.
E foi aí que aquela conversa em casa lhe voltou à cabeça.
Na empresa, Miguel conseguia discutir um desvio com bastante precisão.
Conseguia perguntar:
O que aconteceu?
Quanto desviámos?
Porquê?
Se continuarmos assim, onde vamos estar daqui a dois meses?
Em casa, no entanto, a metodologia era muito mais rudimentar.
Saldo bancário.
Memória.
Sensação.
E alguma esperança.
Há uma ironia nisto.
As organizações aprenderam há muito tempo a importância de olhar para trás, perceber o presente e tentar antecipar o futuro.
Em muitas famílias continuamos a tomar decisões financeiras essencialmente a partir de uma pergunta:
Quanto dinheiro temos hoje na conta?
Mas saldo não é necessariamente disponibilidade.
Parte daquele dinheiro já pode ter dono.
Só ainda não saiu.
O dinheiro que está na conta mas já não é nosso
Um dos maiores enganos de uma conta bancária é precisamente esse.
Ela mostra aquilo que temos.
Não mostra necessariamente aquilo que podemos gastar.
Imagine 1.200 euros disponíveis.
À primeira vista, existem 1.200 euros.
Mas daqui a oito dias sai um seguro de 290 euros.
Daqui a duas semanas há uma prestação.
No mês seguinte chega o IMI.
O carro precisa de revisão.
Martim precisa de fazer uma viagem adicional.
Maria tem um torneio fora.
Matematicamente, os 1.200 euros estão na conta.
Financeiramente, talvez uma parte deles já pertença ao futuro.
E esta diferença muda tudo.
Aquilo a que chamamos “imprevisto”
Algumas semanas depois, Ana lembrou-se:
— Em novembro temos o IMI.
Miguel assentiu.
Nada de grave.
Já tinham pago IMI muitas vezes.
Depois Ana acrescentou:
— E o seguro do carro é em fevereiro, não é?
Era.
E havia mais.
Revisão.
Algumas despesas do Martim.
Uma possível deslocação relacionada com o futebol da Maria.
Natal.
Uma série de coisas cuja existência ninguém desconhecia.
Foi aqui que surgiu uma pergunta particularmente desconfortável:
Se sabemos que uma despesa vai acontecer, ela é realmente inesperada?
Há verdadeiros imprevistos.
Uma avaria.
Um problema de saúde.
Uma perda de rendimento.
Uma emergência.
Mas há muitas outras despesas que tratamos como imprevistos apenas porque não acontecem todos os meses.
O seguro anual não é inesperado.
O IMI não é inesperado.
O Natal não é inesperado.
A manutenção de um automóvel não é propriamente uma surpresa existencial.
Uma matrícula escolar também não.
Sabemos que vêm.
O que frequentemente não fazemos é permitir que os meses anteriores se preparem para elas.
Uma família não é uma empresa. Mas há coisas que pode aprender com uma
Naturalmente, uma família não deve ser transformada num departamento financeiro.
Uma casa não precisa de um diretor financeiro.
Os filhos não são centros de custo.
Um jantar em família não deve precisar de análise de retorno do investimento.
E ninguém quer viver permanentemente dentro de uma folha de cálculo.
Não é esse o ponto.
O que as famílias talvez possam retirar da gestão empresarial é algo bem mais simples:
informação permite decidir antes.
Uma empresa não espera pelo final do ano para perceber que perdeu dinheiro durante onze meses.
Tenta acompanhar.
Compara.
Analisa tendências.
Cria alertas.
Planeia.
Quando se desvia, procura perceber porquê.
Não porque os números sejam mais importantes do que as pessoas.
Mas precisamente porque as decisões têm consequências sobre as pessoas.
E as empresas? Onde entram nesta história?
Talvez mais perto do que inicialmente parece.
Miguel não deixa de ser marido e pai quando chega à empresa em Estarreja.
Ana não deixa de ter uma prestação para pagar quando entra numa sala de aula.
Uma pessoa não estaciona as preocupações financeiras no parque de estacionamento da empresa antes de começar a trabalhar.
Elas entram connosco.
Às vezes silenciosamente.
Uma conta inesperada.
Um crédito que começa a pesar.
A dificuldade em chegar ao final do mês.
A preocupação com os estudos de um filho.
Um carro que avariou.
Uma renda que aumentou.
A sensação persistente de estar sempre a correr atrás do dinheiro.
Tudo isto pode existir ao mesmo tempo que uma pessoa participa numa reunião, atende um cliente, opera uma máquina, dá uma aula ou lidera uma equipa.
Bem-estar não termina na saúde física
Nos últimos anos, as organizações começaram — felizmente — a falar muito mais de pessoas.
Saúde mental.
Equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Motivação.
Propósito.
Liderança.
Ambiente de trabalho.
Talvez exista ainda uma dimensão que mereça mais atenção:
o bem-estar financeiro.
Não significa que uma empresa tenha de pagar as contas dos seus colaboradores.
Nem controlar a forma como gastam o seu dinheiro.
Muito menos interferir na vida privada.
Significa reconhecer algo bastante simples:
a literacia financeira também pode contribuir para a autonomia, tranquilidade e capacidade de decisão das pessoas.
E empresas são feitas de pessoas.
Literacia financeira não é saber escolher ações na Bolsa
Este é outro equívoco frequente.
Quando se fala de literacia financeira, rapidamente aparecem palavras como investimento, mercados, fundos, ações, obrigações ou criptomoedas.
Tudo isso pode fazer parte do universo financeiro.
Mas existe uma camada muito anterior.
Mais básica.
E talvez muito mais importante para uma família.
Saber quanto custa viver.
Distinguir rendimento regular de rendimento ocasional.
Conhecer os compromissos assumidos.
Preparar despesas que ainda não chegaram.
Construir uma margem de segurança.
Perceber o peso das dívidas.
Saber quanto dinheiro está verdadeiramente disponível.
Tomar uma decisão hoje sem comprometer silenciosamente o mês seguinte.
Antes de perguntar:
“Onde devo investir o meu dinheiro?”
talvez muitas famílias precisem primeiro de conseguir responder:
“O que está realmente a acontecer ao meu dinheiro?”
Melhoria contínua também se aplica à vida
Miguel procurou uma formação de Power BI porque queria aprender.
Ana mudou de percurso profissional e continua a investir em competências.
Martim, já na universidade, procurou ferramentas de desenvolvimento pessoal no CPS.
Maria treina várias vezes por semana porque sabe que talento sem trabalho dificilmente chega longe.
Há um padrão nesta família.
Melhorar.
Não necessariamente fazer mudanças radicais.
Melhorar.
Um pouco.
Depois observar.
Corrigir.
Voltar a tentar.
É aquilo a que no mundo das organizações chamamos tantas vezes Melhoria Contínua.
E talvez este conceito faça tanto sentido numa casa como numa fábrica, num serviço ou num projeto.
Porque melhorar não começa obrigatoriamente por fazer mais.
Muitas vezes começa simplesmente por ver melhor.
Nessa noite, os Santos não resolveram as finanças
E isso também importa dizer.
Miguel não chegou a casa com uma fórmula.
Ana não criou um orçamento perfeito.
Não cancelaram todas as subscrições.
Não decidiram nunca mais jantar fora.
Não proibiram Maria de jogar futebol.
Não disseram a Martim para voltar de Vila Real.
Também não chegaram à conclusão de que precisavam simplesmente de ganhar mais.
Fizeram algo muito mais pequeno.
Sentaram-se.
Conversaram.
E escreveram três perguntas num caderno.
1. Quanto custa realmente a nossa vida todos os meses?
2. Quanto do dinheiro que temos está verdadeiramente disponível?
3. O que sabemos hoje que vai acontecer nos próximos meses?
Ficaram algum tempo a olhar para aquilo.
Três perguntas.
Nenhuma particularmente sofisticada.
E, no entanto, não conseguiam responder imediatamente a nenhuma delas.
Talvez o primeiro passo não seja poupar
Falamos muito de poupança.
É importante.
Mas dizer a alguém simplesmente “tens de poupar mais” pode ser tão útil como dizer a uma empresa “tem de ter mais lucro”.
A verdadeira questão é:
como?
Onde existe margem?
Que despesas são estruturais?
Quais são ocasionais?
Que rendimentos podemos considerar estáveis?
O que acontece quando surge um mês mais pesado?
Que compromisso termina primeiro?
Quanto precisamos de proteger?
O que podemos alterar sem destruir aquilo que dá qualidade à nossa vida?
Porque o objetivo de organizar financeiramente uma família não deveria ser transformá-la numa existência de privação permanente.
Deveria ser algo muito mais simples:
permitir que as escolhas sejam feitas com consciência.
A pergunta que ficou na mesa
Antes de se levantarem, Ana voltou ao assunto do IMI.
Depois ao seguro.
Miguel lembrou-se de uma revisão.
Maria tinha um jogo fora algumas semanas depois.
Martim provavelmente viria a casa num dos fins de semana.
De repente, os meses que ainda não tinham acontecido começaram a parecer menos vazios.
Havia coisas lá dentro.
Custos.
Decisões.
Compromissos.
A vida já tinha começado a ocupar o futuro.
Miguel voltou ao caderno e escreveu uma última frase:
“Talvez o problema não seja só saber para onde foi o dinheiro. Talvez seja perceber para onde ele vai antes de ir.”
E essa pergunta merece outro episódio.
Continua…
Episódio 2 — A despesa que ninguém esperava… mas que todos sabiam que ia chegar
No próximo episódio de A Vida por Trás das Contas, voltamos à Família Santos. Vamos falar de seguros, impostos, carros, filhos, calendário e daqueles meses em que parece que todas as despesas decidiram aparecer ao mesmo tempo. E vamos tentar responder a uma pergunta:
Quantos dos nossos “imprevistos” são realmente imprevisíveis?
Nota editorial
A Família Santos e as situações descritas nesta série constituem uma narrativa ficcional construída a partir de circunstâncias comuns do quotidiano de muitas famílias e de temas que surgem frequentemente em contextos de formação, desenvolvimento pessoal, gestão e literacia financeira. Nomes, profissões e acontecimentos foram criados para fins editoriais.
Auditorias, o que precisa de saber!
O que são auditorias?
A auditoria é um processo que envolve inspeção e análise de atividades desenvolvidas numa organização. Dessa forma, os principais objetivos, diríamos que são:
- avaliar se tais tarefas estão de acordo com o planeamento;
- se ainda apresentam eficácia.
Desta forma, uma auditoria permite oferecer mais transparência ao negócio, pois evitará que informações importantes sejam “ocultadas” ou “manipuladas”.
Neste contexto, existem dois tipos de auditoria principais:
- Internas;
- Externas.
Na primeira, é a própria organização quem assume a sua execução, ou seja, a organização torna-se a responsável por verificar potenciais desvios e/ ou falhas; não conformidades e oportunidades de melhoria além das intrínsecas avaliações de risco. Dessa forma, permite aos gestores ter maior controlo das tarefas e desta forma atuar preventivamente.
Nessa modalidade, os tipos mais comuns são:
- Contabilística;
- Operacionalidade;
- De sistemas;
- De qualidade;
- De ambiente;
- De Segurança;
As externas, por sua vez, ficam a cargo de outra empresa ou de profissionais independentes. Consequentemente e por não terem quaisquer ligação com o negócio, poderão oferecer resultados mais isentos. Contudo, demandam mais tempo e inserções nos processos, para que haja um melhor entendimento.
Este último tem como principal papel averiguar se a empresa cumpre as exigências para obter possíveis Certificações.
De qualquer forma, independentemente do tipo, é essencial que o responsável pela auditoria seja um profissional qualificado. Assim, a empresa consegue encontrar falhas e definir soluções com maior agilidade, além disso, é fundamental que tenha habilidade para desenvolver os “famosos” planos de ação por forma a padronizar todas as alterações promovidas.
O que fazem as auditorias?
Em termos simples, a auditoria é responsável por realizar uma análise minuciosa e sistemática dos processos, atividades, operações e procedimentos de uma empresa.
Qual o passo a passo para se preparar para as auditorias?
É bastante comum encontrar quem pense na auditoria com um procedimento meramente pontual, que ocorre uma vez ao ano. Na realidade, é fundamental que a organização trabalhe diariamente de forma a cumprir com as normas.
Portanto, é fundamental que as organizações preparem-se para esse processo. Foi a pensar em tudo isto que decidimos elaborar neste artigo um passo a passo que o irá auxiliar nesse momento:
- Passo 1: Crie o plano anual para as auditorias
O ideal é que a empresa siga os procedimentos durante todo o ano. Assim, é possível organizar e alinhar a rotina com os objetivos do negócio. No entanto, como são muitos os detalhes que uma auditoria observa, é preciso que exista uma mobilização dos departamentos.
Mas como fazer isso? Primeiramente, é necessário estruturar planos de ação. Estes devem conter todos os passos e trabalhos que devem ser feitos. O seu objetivo é alinhar a produção das atividades.
Em seguida, você deve elaborar um planeamento oficial que integre todos os departamentos a serem auditados. Além disso, estipule o que precisa ser feito, por quem e quais serão os prazos a cumprir.
É importante, ainda, que a organização defina reuniões para avaliar o desenvolvimento do plano e conferir os resultados e eventuais desvios (sugerimos a elaboração de PMOEs e seu acompanhamento). Dessa forma, é possível rever alguns pontos se necessário for.
- Passo 2: Informe as equipes sobre os procedimentos
As normas da qualidade norteiam uma empresa. Dessa forma, para que elas sejam, de fato, empregadas no momento da auditoria, todos os colaboradores precisam estar na mesma sintonia (o exemplo, obviamente, sempre deverá vir da Gestão de Topo).
Assim, tal envolvimento não deve ser colocado em prática apenas perto do período de avaliação. É preciso que todos entendam a importância da auditoria, conheçam os procedimentos e saibam como aplicá-los no dia a dia.
Porém, quando a organização vai passar por um processo de tamanha relevância, esses esforços precisam ser maximizados. Dessa maneira, é preciso comunicar aos funcionários sobre o evento que vai ocorrer, bem como a sua importância no processo.
Com isso, a organização cria estratégias para incentivá-los à dedicação, para que tudo ocorra adequadamente. Uma maneira eficiente de fazer isso é realizando reuniões, nas quais todo a equipa recebe informações sobre:
- Estratégia e plano em curso/ previsto;
- O que precisa ser feito;
- Como cada colaborador pode ajudar.
- Passo 3: Saiba quais setores serão auditados
Geralmente, alguns setores específicos são auditados apenas 1 vez em cada ano. Por isso, saber quais serão esses setores e focar os esforços para melhorá-los é uma forma de garantir que não haverá inadequações.
Assim, é preciso verificar e validar todos os processos pertinentes a esses departamentos e entender como eles podem ser idealmente operados. Identifique, ainda, possíveis falhas e procure meios para as resolver.
A partir dessa análise, é possível reunir os gestores para desenvolver e aprimorar os setores. Garantindo, com isso, o melhor desempenho durante a auditoria.
- Passo 4: Mapeie e padronize os processos internos
Um dos grandes pilares dos sistemas de gestão é o mapeamento procedimental. Ou seja, os profissionais que têm esse controlo precisam padronizar os processos internos.
Idealmente, isso poderá ser feito em parceria com os gestores de RH. Permitindo, dessa maneira, estruturar os departamentos para garantir o cumprimento das funções (elaboração de Manual de Funções e responsabilidades/ competências).
Se você não sabe como realizar isso, siga os seguintes passos:
- Elabore um manual contendo o objetivo dos processos e como cada função deve ser desempenhada para que eles sejam otimizados. Vale referir que é fundamental observar antes o processo propriamente dito. Ainda que o manual seja uma documentação do que é ideal, ele precisa ser pautado no real modo como as atividades são desenvolvidas;
- Acompanhe os executores de cada departamento. Desse modo, você pode auxiliá-los a aplicar, na prática, o que foi definido no(s) manual(ais) da empresa;
- Identifique os erros e promova melhorias de forma a integrar as normas. Para que não haja divergências, não se esqueça que é preciso que todo o manual possa ser cumprido durante as rotinas.
- Passo 5: Estruture e siga um cronograma de ações
A organização é essencial para manter uma uma gestão do sistema e, assim, preparar-se para a auditoria. Dessa forma, para garantir que as equipas entreguem a tempo todas as tarefas necessárias, é preciso seguir um calendário (Plano de Auditoria).
Ele também é importante para a melhor visualização das datas dos eventos. Para estruturar um bom cronograma, considere:
- A data e o horário em que a auditoria vai acontecer;
- Os processos e as tarefas que precisam ser analisados para o evento;
- Quem são os responsáveis e quais os prazos para a realização de cada atividade.
Assim, sabendo quais são as ações a serem tomadas, é possível gerenciar melhor o tempo. Consequentemente, a empresa consegue monitorizar o desenvolvimento das atividades.
Quais os principais benefícios do processo de auditorias?
Como deixamos claro ao longo deste conteúdo, as auditorias desempenham um papel muito importante nas atividades de uma organização. Assim, diferentemente do que muitas pessoas pensam, as auditorias estão longe de ser um inconveniente ou até mesmo um aspeto negativo para a produtividade da equipa.
Por isso, é muito importante compreender os benefícios que essa análise pode trazer para sua empresa. Assim, separamos três, as quais consideramos as mais relevantes:
- Melhora o controle interno
A auditoria é responsável por avaliar os processos internos de uma organização. Logo, o objetivo é detetar falhas e, assim, solucioná-las.
Isso contribui diretamente para melhorar o controlo interno. Afinal, permite monitorizar a atuação, corrigir estratégias ineficientes e promover a melhoria contínua.
- Reduz falhas e desvios
Ninguém está totalmente isento de cometer algum erro. Porém, evitá-los é sempre uma mais-valia. Por isso, é em cenários como esse que a auditoria ganha mais destaque numa organização.
No momento em que você avalia os processos periodicamente, consegue promover melhorias para conter a ocorrência de falhas. Assim, os desvios financeiros também tendem a diminuir consideravelmente, afinal, é preciso comprovar os gastos e fazer “match” com o que foi declarado.
- Estimula boas práticas
A auditoria promove um ambiente mais transparente. Com isso, os próprios colaboradores sentem-se motivados a tomarem atitudes mais éticas. Afinal, também eles estarão alinhados com a atuação do negócio.
Agora que você conheceu a importância dos processos de auditorias, é fundamental aplicar o passo a passo que sugerimos na sua empresa. Dessa forma, você não apenas irá garantir um selo de qualidade, caso seja essa a sua pretensão, mas mais importante, você vai promover melhorias que serão benéficas para o seu negócio, fazendo dele um negócio muito melhor. Brevemente, publicaremos um novo artigo onde falaremos um pouco mais sobre esta temática e tudo o que a mesma envolve fique atento, e se precisar da ajuda de algum especialista na matéria, não hesite em contactar a ForexProService e os seus Consultores.
